Założenie fundacji lub stowarzyszenia to ekscytujący moment – w końcu robicie pierwszy krok, by zmieniać świat. Ale po rejestracji i pierwszym spotkaniu pojawia się rzeczywistość: mnóstwo spraw do ogarnięcia, niejasne role i ryzyko, że pasja zginie w chaosie. Jak tego uniknąć? Jak zaplanować start NGO, by nie utknąć w improwizacji?
Poniżej znajdziesz konkretne etapy, narzędzia i pytania pomocne przy układaniu pierwszych miesięcy działania organizacji.
1. Uporządkuj fundamenty: misja, wizja, wartości
Misję i wizję powinniście określić jeszcze przed rejestracją – to one są podstawą istnienia organizacji. Jednak w pierwszych miesiącach warto do nich wrócić i upewnić się, że cały zespół rozumie je tak samo.
📌 Zróbcie wspólne przypomnienie:
-
Misja: po co istniejemy? Jaka zmiana społeczna nas motywuje?
-
Wizja: do jakiego świata dążymy?
-
Wartości: jakie zasady nas prowadzą?
🎯 Przykład:
„Dajemy głos młodzieży w działaniach społecznych i wspieramy ich w prowadzeniu własnych inicjatyw”.
2. Dopilnuj formalności i dokumentów
Po rejestracji NGO konieczne są pierwsze działania formalno-prawne, o których łatwo zapomnieć – a są kluczowe, by uniknąć chaosu w przyszłości.
✅ Co powinno się znaleźć na liście:
-
Pierwsze posiedzenie zarządu i uchwały organizacyjne.
-
Ustalenie sposobu reprezentacji organizacji.
-
Przyjęcie kluczowych polityk wewnętrznych (np. polityka finansowa, ochrona danych, przeciwdziałanie przemocy).
-
Otwarcie konta bankowego i zarejestrowanie się w odpowiednich systemach (np. CRBR).
-
Zgłoszenia do urzędów (ZUS, US – w zależności od formy).
🧩 Wskazówka:
Warto od początku prowadzić rejestr uchwał i mieć uporządkowany katalog dokumentów (nawet w formie folderu online).
3. Ustal role i odpowiedzialności w zespole
W NGO każdy robi wszystko? To się nie sprawdza. Potrzebny jest jasny podział ról, nawet w małym zespole.
🔧 Jak zacząć:
-
Przydziel obszary (np. komunikacja, finanse, dokumenty, działania).
-
Spiszcie odpowiedzialności – nawet w prostym pliku.
-
Ustalcie zasady podejmowania decyzji.
🛠 Narzędzie:
Matryca RACI: kto jest odpowiedzialny (R), kto zatwierdza (A), kogo konsultować (C), kogo informować (I).
4. Zaplanuj pierwsze 90 dni działania
Nie trzeba od razu mieć strategii na 5 lat. Wystarczy dobry plan na 3 miesiące – tak, żeby sprawdzić działanie zespołu i uniknąć chaosu.
🗓 Plan minimum:
-
1–2 wydarzenia lub działania zewnętrzne.
-
Organizacja dokumentów, konta, rekrutacji.
-
Mały projekt wewnętrzny – test pracy zespołu.
📌 Praktyczna wskazówka:
Stwórz kalendarz działań i umawiaj się na cotygodniowe przeglądy. Regularność daje poczucie kontroli.
5. Zacznij mapować procesy i twórz checklisty
Zamiast działać za każdym razem „na nowo”, warto od razu zacząć budować prostą strukturę działania.
🎯 Przykłady:
-
Jak przygotowujecie wydarzenie krok po kroku?
-
Jak rekrutujecie wolontariuszy?
-
Co trzeba zrobić, by przygotować wniosek o dotację?
🧰 Narzędzia:
-
Diagram procesu (np. na Miro, draw.io).
-
Checklisty – np. „checklista przed wydarzeniem”, „checklista komunikacyjna”.
6. Zaplanuj komunikację wewnętrzną
Komunikacja to krwiobieg NGO. Od razu ustalcie jasne zasady, by uniknąć chaosu, nadinterpretacji i nieporozumień.
📢 Określcie:
-
Jak się komunikujecie (np. Signal, Discord, mail)?
-
Gdzie zapisujecie ustalenia?
-
Kiedy są spotkania i co się na nich dzieje?
🧠 Pro tip:
Stwórzcie dokument zespołowy – coś w rodzaju dziennika działań i decyzji. Świetne narzędzie na przyszłość.
7. Inwestuj w relacje – nie tylko projekty
Już na starcie warto nawiązać relacje z innymi organizacjami, instytucjami i lokalnymi liderami. Budowanie zaufania procentuje na lata.
🤝 Co możesz zrobić:
-
Zorganizuj spotkanie zapoznawcze z sąsiednimi NGO.
-
Przedstaw się w mediach społecznościowych i lokalnych grupach.
-
Dołącz do sieci NGO – formalnej lub nieformalnej.
Podsumowanie
Dobry start NGO to nie kwestia szczęścia, ale planowania i porządkowania krok po kroku. Jasna struktura, podstawowe dokumenty, odpowiedzialności, komunikacja i mini-plan działania – to wszystko można ogarnąć bez wielkich nakładów, ale z dużą korzyścią. Działaj mądrze od pierwszego dnia, a nie będziesz musieć cofać się i naprawiać chaosu.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Rozważ konsultacje lub doradztwo w Centrum Sektor3.
