Czym są procesy w NGO?
Procesy to powtarzalne, uporządkowane działania lub zestawy zadań, które pozwalają organizacji realizować swoje cele. W NGO mogą to być np. procesy związane z rekrutacją wolontariuszy, organizacją wydarzeń, zarządzaniem projektami czy pozyskiwaniem funduszy.
Dlaczego warto zainwestować czas w mapowanie procesów w NGO?
Mapowanie procesów to sposób na dokładne zobrazowanie, jak dana czynność przebiega krok po kroku. Dzięki temu:
-
łatwiej jest zidentyfikować nieefektywności i problemy,
-
można zminimalizować ryzyko pominięcia ważnych działań,
-
usprawniamy komunikację w zespole, bo wszyscy rozumieją, co i kiedy należy zrobić,
-
ułatwiamy wdrażanie nowych osób, które szybko poznają swoje obowiązki,
-
zyskujemy narzędzie do monitorowania i ciągłego doskonalenia działań.
Jak zacząć mapowanie procesów w NGO? – krok po kroku
Mapowanie procesów to nie tylko narysowanie schematu. To przede wszystkim dokładna analiza i zrozumienie, jak działają poszczególne elementy organizacji. Oto szczegółowy przewodnik, który pomoże Ci zacząć:
1. Wybierz proces do mapowania
Zastanów się, które działania w organizacji są kluczowe lub wymagają usprawnienia. Może to być rekrutacja wolontariuszy, organizacja wydarzenia, zarządzanie finansami, komunikacja z beneficjentami lub raportowanie.
Wskazówka: Zacznij od procesu, który jest stosunkowo dobrze znany zespołowi i ma wyraźny początek oraz koniec.
2. Zbierz zespół i zaangażuj odpowiednie osoby
Procesy często obejmują różne działy i osoby. Zaproś do współpracy osoby bezpośrednio zaangażowane w dany proces. Ich doświadczenie pozwoli opisać każdy etap dokładnie i realistycznie.
Przykład: Jeśli mapujesz proces organizacji wydarzenia, zaproś koordynatora projektu, osobę odpowiedzialną za logistykę, promocję i finansowanie.
3. Zdefiniuj cel procesu i jego zakres
Ustal, jaki jest główny cel procesu (np. zorganizowanie skutecznego wydarzenia edukacyjnego) oraz granice procesu – od czego do czego trwa (np. od pomysłu do raportu po wydarzeniu).
4. Zbierz informacje i opisz kolejne kroki
Przeprowadź spotkanie lub serię rozmów, podczas których opiszecie wszystkie czynności wykonywane w ramach procesu. Warto zapisać je w formie listy lub wstępnego schematu.
Pytania pomocnicze:
-
Jak zaczyna się proces?
-
Kto jest odpowiedzialny za poszczególne działania?
-
Jakie dokumenty, narzędzia lub zasoby są potrzebne?
-
Jakie są punkty decyzyjne?
-
Kiedy proces się kończy?
5. Stwórz wizualną reprezentację procesu
Przełóż zebrane informacje na diagram procesu. Możesz użyć prostych narzędzi jak:
-
Programy do tworzenia diagramów (np. Draw.io, Lucidchart, Microsoft Visio)
-
Kartki papieru i kolorowe flamastry – metoda analogowa też świetnie się sprawdza na początek
-
Tablice lub flipcharty podczas warsztatów zespołowych
Diagram powinien pokazywać kolejność działań, odpowiedzialności i punkty kontrolne.
6. Przeanalizuj i zidentyfikuj możliwości usprawnień
Przyjrzyj się diagramowi krytycznie i zastanów się, czy są miejsca, gdzie:
-
Proces się powtarza lub jest niepotrzebnie długi
-
Dochodzi do opóźnień lub błędów
-
Informacje są przekazywane niejasno lub za późno
-
Brakuje jasnych odpowiedzialności
Warto oznaczyć takie miejsca na diagramie, by móc potem nad nimi pracować.
7. Wdróż zmiany i monitoruj efekty
Na podstawie analizy wprowadź konkretne usprawnienia – np. uprość kroki, wprowadź checklisty, określ jasne terminy. Po wdrożeniu regularnie monitoruj efekty i w razie potrzeby aktualizuj mapę procesu.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Rozważ konsultacje lub doradztwo w Centrum Sektor3.
