Jak stworzyć personę do strategii komunikacyjnej? Przewodnik dla NGO
Skuteczna komunikacja to fundament działania każdej organizacji pozarządowej, ponieważ bez niej trudno dotrzeć do odpowiednich osób i zaangażować je w misję. Aby jednak mówić o swoich działaniach w sposób trafny i przekonujący, trzeba najpierw wiedzieć, do kogo się mówi. Właśnie w tym miejscu z pomocą przychodzi narzędzie zwane personą, które pozwala lepiej zrozumieć odbiorców i dostosować przekaz do ich potrzeb, oczekiwań oraz stylu życia.
Co to jest persona?
Persona to fikcyjna, a jednocześnie realistyczna reprezentacja idealnego odbiorcy Twoich działań komunikacyjnych. Innymi słowy, jest to uproszczony, ale wiarygodny obraz osoby, do której kierujesz swoje treści. Może to być na przykład typowy wolontariusz, regularny darczyńca, zaangażowany sympatyk organizacji albo osoba, której bezpośrednio pomagacie. Co ważne, persona nie powstaje z domysłów – tworzy się ją w oparciu o konkretne dane, obserwacje oraz doświadczenia, tak aby jak najlepiej dopasować przekaz do potrzeb, motywacji i oczekiwań odbiorców. Dzięki temu Twoja komunikacja może być bardziej celna, spójna i skuteczna.
Dlaczego warto stworzyć personę?
- Lepsze dopasowanie treści – wiesz, jak mówić, żeby zostać zrozumianym.
- Większe zaangażowanie odbiorców – trafiasz w ich potrzeby i emocje.
- Skuteczniejsze kampanie i działania – unikasz “strzelania na oślep”.
- Spójna strategia komunikacji – cały zespół wie, do kogo kieruje przekaz.
Krok po kroku: Jak stworzyć personę?
1. Zbierz dane o swoich odbiorcach
Na początek warto odpowiedzieć sobie na pytania:
- Kto już obserwuje Twoją organizację (na Facebooku, Instagramie, newsletterze)?
- Kto bierze udział w wydarzeniach, wpłaca darowizny, udostępnia treści?
- Jakie mają zainteresowania, potrzeby, problemy?
Źródła danych:
- media społecznościowe (statystyki)
- rozmowy z odbiorcami, wolontariuszami, darczyńcami
- ankiety
- doświadczenie zespołu
2. Określ cechy podstawowe persony
Zacznij od prostych informacji:
- Imię (fikcyjne, ale realistyczne)
- Wiek
- Miejsce zamieszkania (miasto/wieś)
- Zawód lub status (uczeń, pracownik, emeryt, itd.)
- Sytuacja rodzinna
Przykład:
Anna, 34 lata, mieszka w Gdyni, pracuje w marketingu, mama dwójki dzieci, interesuje się ekologią.
3. Zdefiniuj potrzeby i motywacje
Zastanów się:
- Dlaczego ta osoba interesuje się Twoją działalnością?
- Co ją motywuje do działania?
- Jakie ma wartości?
Przykład:
“Anna chce, żeby jej dzieci dorastały w czystym środowisku. Szuka sposobów, jak żyć bardziej eko. Ceni sobie autentyczność i konkretne działania.”
4. Zidentyfikuj problemy i bariery
Co może powstrzymywać tę osobę przed zaangażowaniem?
- Brak czasu?
- Brak zaufania?
- Brak wiedzy?
Przykład:
“Anna chciałaby działać, ale nie wie, od czego zacząć. Ma wrażenie, że NGO to hermetyczne środowisko.”
5. Zastanów się, gdzie i jak do niej mówić
- Jakie media społecznościowe wybiera?
- Jakim językiem mówi? (formalny, luźny, zaangażowany?)
- W jakich godzinach przegląda internet?
Przykład:
“Anna jest aktywna na Instagramie wieczorami. Ceni krótkie, estetyczne treści i konkretne porady.”
Gotowa persona – przykład
Imię: Anna
Wiek: 34 lata
Zawód: Specjalistka ds. marketingu
Miejsce zamieszkania: Gdynia
Motywacje: Troska o przyszłość dzieci, chęć zmiany świata na lepsze
Problemy: Brak czasu, wrażenie, że działania społeczne wymagają dużego zaangażowania
Kanały komunikacji: Instagram, newsletter
Język: Prostota, konkret, empatia
Podsumowując, tworzenie person nie jest jedynie modnym dodatkiem do strategii komunikacyjnej – to jeden z fundamentów skutecznej i świadomej komunikacji w każdej organizacji pozarządowej. Dzięki temu narzędziu możliwe jest nie tylko lepsze zrozumienie odbiorców, ale również precyzyjniejsze dopasowanie przekazu do ich realnych potrzeb, oczekiwań i stylu życia.
Co więcej, persona pozwala spojrzeć na działania organizacji oczami jej odbiorcy, co z kolei pomaga budować autentyczne relacje oparte na zaufaniu i zaangażowaniu.
Ponadto, dobrze opracowana persona staje się praktycznym drogowskazem w codziennej pracy komunikacyjnej – pomaga w planowaniu kampanii, dobieraniu odpowiedniego języka, tematów i kanałów komunikacji. Dzięki niej można łatwiej ocenić, które działania mają sens, a z których warto zrezygnować, ponieważ nie trafiają do właściwej grupy docelowej. Co istotne, persona nie jest tworem stałym – powinna ewoluować wraz z organizacją i jej otoczeniem, dlatego warto regularnie ją aktualizować, bazując na nowych danych i doświadczeniach.
Dlatego też, niezależnie od tego, czy prowadzisz małe lokalne stowarzyszenie, czy większą fundację o ogólnopolskim zasięgu, warto poświęcić czas na stworzenie persony (lub kilku), ponieważ to inwestycja, która przynosi realne korzyści. Im lepiej znasz swoich odbiorców, tym skuteczniej możesz z nimi rozmawiać, inspirować ich do działania i budować trwałą społeczność wokół misji Twojej organizacji.
