Plan strategiczny to bez wątpienia fundament skutecznego działania każdej organizacji – również tej działającej w sektorze pozarządowym. Dzięki niemu wiadomo, dokąd zmierza organizacja, jakie cele chce osiągnąć i jakimi środkami. W tym artykule pokazujemy, krok po kroku, jak przygotować plan strategiczny – jasno, praktycznie i zrozumiale.
1. Określ misję, wizję i wartości organizacji
To absolutnie kluczowy punkt wyjścia. Aby dobrze zdefiniować tożsamość organizacji, warto zadać sobie kilka podstawowych pytań:
-
Misja – czyli po co istniejemy? Jaką konkretną potrzebę społeczną chcemy zaspokoić?
-
Wizja – gdzie chcemy być za 3–5 lat? Jak będzie wyglądać świat, jeśli nasza misja się powiedzie?
-
Wartości – jakimi zasadami kierujemy się w działaniach? Co jest dla nas najważniejsze w relacjach z ludźmi?
👉 Przykład:
Misja: Wspieramy młodzież w rozwoju kompetencji społecznych.
Wizja: Chcemy, by każda młoda osoba miała dostęp do edukacji pozaformalnej, niezależnie od miejsca zamieszkania.
2. Przeprowadź analizę sytuacji – SWOT
Zanim zaplanujesz przyszłość, musisz dobrze zrozumieć teraźniejszość. Analiza SWOT pomaga zidentyfikować mocne i słabe strony organizacji oraz otoczenie – zarówno szanse, jak i zagrożenia.
Mocne strony (Strengths):
Co już działa dobrze? Jakie mamy zasoby i atuty?
-
Jakie kompetencje posiada nasz zespół?
-
Co robimy lepiej niż inne organizacje?
-
Jakie są nasze dotychczasowe sukcesy?
-
Jakie relacje z partnerami i społecznością są naszym atutem?
Słabe strony (Weaknesses):
Co nas ogranicza? Gdzie pojawiają się wyzwania?
-
Czego nam brakuje – np. kompetencji, sprzętu, struktury?
-
Jakie działania sprawiają nam trudność?
-
Czy obserwujemy problemy z komunikacją lub rotacją zespołu?
-
Jakie obszary działalności są zaniedbane lub nieskuteczne?
Szanse (Opportunities):
Jakie nowe możliwości możemy wykorzystać?
-
Czy pojawiły się nowe źródła finansowania lub dotacji?
-
Czy zmiany społeczne zwiększają zapotrzebowanie na nasze działania?
-
Jakie trendy technologiczne mogą wesprzeć naszą misję?
-
Czy możemy rozszerzyć współpracę z nowymi partnerami?
Zagrożenia (Threats):
Co może stanowić ryzyko lub barierę?
-
Czy zmieniające się przepisy prawa wpływają na nasze działania?
-
Czy jesteśmy zbyt zależni od jednego źródła finansowania?
-
Czy inne organizacje mogą działać w podobnym obszarze i konkurować z nami?
-
Czy zespół odczuwa wypalenie lub przeciążenie?
👉 Wskazówka: Zaangażowanie całego zespołu (a nawet partnerów i odbiorców działań) w analizę SWOT pozwoli uzyskać pełniejszy obraz sytuacji.
3. Określ cele strategiczne
Na podstawie analizy SWOT warto wyznaczyć 3–5 głównych celów strategicznych na najbliższe 2–3 lata. Cele te powinny:
-
wynikać z realnych potrzeb i szans,
-
wzmacniać mocne strony i minimalizować słabości,
-
wspierać misję i wizję organizacji.
Jak wyznaczać cele?
Zastanówcie się:
-
Co chcemy osiągnąć, aby organizacja mogła się rozwijać?
-
Jakie zmiany będą najbardziej wartościowe dla naszych odbiorców?
-
Jakie działania mają największy potencjał wpływu?
Na przykład:
-
Zwiększenie liczby partnerstw lokalnych w regionie X.
-
Wprowadzenie systemu onboardingu dla wolontariuszy.
-
Zdywersyfikowanie źródeł finansowania, tak aby 30% budżetu pochodziło z darowizn indywidualnych.
4. Zastosuj metodę SMART
Aby cele nie pozostały jedynie w sferze marzeń, warto je sformułować zgodnie z metodą SMART:
-
S – Specific (konkretny): Czy wiadomo dokładnie, czego dotyczy cel?
→ Nie: „Poprawić komunikację”
→ Tak: „Wprowadzić newsletter do komunikacji z wolontariuszami” -
M – Measurable (mierzalny): Czy można zmierzyć postęp lub efekt?
→ Np. „Zrekrutujemy 15 nowych wolontariuszy do końca roku.” -
A – Achievable (osiągalny): Czy cel jest realistyczny, biorąc pod uwagę nasze możliwości?
-
R – Relevant (istotny): Czy cel rzeczywiście wspiera naszą misję?
-
T – Time-bound (określony w czasie): Czy wiadomo, do kiedy cel ma zostać osiągnięty?
Dzięki SMART cele stają się konkretnymi krokami, które łatwiej zrealizować i monitorować.
5. Zaplanuj działania i zasoby
Gdy cele są już określone, czas na ich realizację. Do każdego celu przypisz:
-
konkretne działania i etapy realizacji,
-
osoby odpowiedzialne,
-
potrzebne zasoby – ludzkie, techniczne, finansowe,
-
oraz harmonogram.
Dzięki temu nie tylko wiemy, co robić, ale również kto, czym i kiedy ma się zająć.
6. Ustal sposób monitorowania postępów
Strategia, nawet najlepiej napisana, nie zrealizuje się sama. Dlatego też warto zawczasu zaplanować:
-
jak będziemy mierzyć postępy,
-
jakie wskaźniki (KPI) uznamy za dowody sukcesu,
-
oraz kiedy i jak często będziemy przeglądać strategię (np. raz na kwartał).
Na przykład, jako wskaźnik można przyjąć:
„Liczba aktywnych wolontariuszy po 6 miesiącach – min. 20 osób.”
7. Komunikuj strategię
Ostatni krok to komunikacja strategii – wewnętrzna i zewnętrzna. Z jednej strony zespół musi znać cele i rozumieć swoją rolę w ich realizacji. Z drugiej strony warto też przedstawić strategię partnerom, darczyńcom czy społeczności, aby budować zaufanie i wspólnotę wokół działań organizacji.
Podsumowanie
Podsumowując – przygotowanie planu strategicznego to proces, który wymaga refleksji, współpracy i dobrej organizacji, ale przynosi ogromne korzyści. Co więcej, jasno określona strategia:
-
wzmacnia efektywność działań,
-
ułatwia podejmowanie decyzji,
-
przyciąga partnerów i finansowanie,
-
oraz pomaga organizacji trzymać kurs – nawet w trudnych czasach.
Nie musisz zaczynać od wielkiego dokumentu – najważniejsze, by plan był zrozumiały, celowy i używany w praktyce.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Rozważ konsultacje lub doradztwo w Centrum Sektor3.
